【VBA】Excelで請求書を自動作成してPDF保存する方法（コピペOK）

この記事でできること

• 一覧表から請求書テンプレートにデータを自動転記できる
• 全件をループしてPDFファイルとして一括保存できる
• 確認ダイアログ＋進捗表示で安全に実行できる

対象: Excel 2016以降 / Microsoft 365、Windows 10/11

完成イメージ（Before / After）

Before（手作業）:

1. 一覧表を見ながら請求書テンプレートに1件ずつ転記
2. 取引先名・金額・日付をコピペ
3. PDF保存して次の請求書へ
4. 20社分で2時間。転記ミスで再発行のリスクあり

After（マクロ実行）:

1. 一覧シートにデータを入力
2. マクロを実行する
3. 確認ダイアログ「20 件の請求書を作成します。実行しますか？」が表示される
4. ステータスバーに「請求書作成中… 5/20」と進捗が出る
5. 「請求書PDF」フォルダに20件のPDFが保存される
6. 5分で完了。転記ミスゼロ

一覧シート（入力するデータ）:

出力されるPDFファイル:

請求書PDF\
  ├── 請求書_株式会社ABC_20260331.pdf
  ├── 請求書_株式会社DEF_20260331.pdf
  └── 請求書_株式会社GHI_20260331.pdf

毎月20社分の請求書を手作業で作っていた時期がある。一覧表を見ながらテンプレートに1件ずつ転記して、PDF保存して、また次の取引先。金額のコピペミスで再発行になったことが2回ある。正直、月末の請求書作業が怖かった。

VBAで自動化してからはミスゼロになった。作業時間は2時間→5分。一覧シートにデータを入力してマクロを実行するだけで、PDFが全件できあがる。月末の請求書作業が怖くなくなった。

同じように毎月の請求書で消耗している人に、この一括処理を体験してほしい。まずは最小版で1件だけ転記して、動くことを確認するところから始めよう。

一覧表 → テンプレート転記 → PDF保存。この流れをVBAで自動化する。

事前準備

シート構成を用意する

このマクロは2つのシートを使う。

「一覧」シート — 請求データを入力する場所

• 1行目はヘッダー。データは2行目から入力する
• A列が空の行が最終行として判定される

「請求書」シート — テンプレート（転記先）

テンプレートの作り方は本記事の後半で解説する。

バックアップを取る

テンプレートシートにデータを上書きする処理のため、実行前にファイルのコピーを取っておくこと。テスト用のダミーデータで動作確認してから本番データで実行することを強く推奨する。

Excelをマクロ有効ブック（.xlsm）で保存する

拡張子が .xlsx のままだとマクロは保存できない。

1. 「ファイル」→「名前を付けて保存」
2. ファイルの種類を「Excelマクロ有効ブック (*.xlsm)」に変更
3. 保存

手順（コピペ → 実行まで約5分）

VBE（コードを書く画面）を開く

1. Excelで Alt + F11 を押す
2. VBE（Visual Basic Editor）が開く

標準モジュールを挿入する

1. VBEのメニュー →「挿入」→「標準モジュール」
2. 白い画面（コードウィンドウ）が表示される

コードを貼り付けて実行する

1. コードウィンドウに、下のコードをそのままコピペする
2. コード内の書き換えポイント（★マーク）を自分の環境に合わせて変更する
3. Alt + F8 → マクロ名を選んで「実行」

コード（最小版）– 一覧から請求書テンプレートに1件転記

まず1件だけ転記して動作確認する。ループもPDF保存もない最小構成。

セルの転記の基本はセルの転記を自動化する方法を参照。

Sub 請求書を作成する()
    Dim wsList As Worksheet
    Dim wsTemplate As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long

    Set wsList = Worksheets("一覧")
    Set wsTemplate = Worksheets("請求書")

    ' ★ 最終行を取得（A列で判定）
    lastRow = wsList.Cells(wsList.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "一覧にデータがありません。", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    ' 1件目のデータを転記（動作確認用）
    With wsTemplate
        .Range("C3").Value = wsList.Cells(2, 2).Value   ' 取引先名
        .Range("C5").Value = wsList.Cells(2, 3).Value   ' 件名
        .Range("E3").Value = wsList.Cells(2, 5).Value   ' 請求日
        .Range("D15").Value = wsList.Cells(2, 4).Value  ' 金額
        .Range("C8").Value = wsList.Cells(2, 1).Value   ' 請求番号
    End With

    wsTemplate.Activate
    MsgBox "請求書を作成しました。"
End Sub

書き換えポイント

動作確認

1. 「一覧」シートの2行目にテスト用データを1件入力する
2. マクロを実行する
3. 「請求書」シートに切り替わり、データが転記されていることを確認する

最小版で転記が確認できたら、次の実務版に進む。

コード（実務版）– 全件ループ＋PDF保存＋確認ダイアログ＋進捗表示

自分はこの方法で毎月20社分の請求書を処理している。2時間かかっていた作業が5分で終わるようになった。

一覧の全件をループしてテンプレートに転記し、1件ずつPDF保存する。PDF保存の基本はExcelファイルをPDFに一括変換する方法を参照。

Sub 請求書を一括作成してPDF保存()
    Dim wsList As Worksheet
    Dim wsTemplate As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim savePath As String
    Dim fileName As String
    Dim cnt As Long
    Dim clientName As String

    Set wsList = Worksheets("一覧")
    Set wsTemplate = Worksheets("請求書")

    ' ★ 最終行を取得（A列で判定）
    lastRow = wsList.Cells(wsList.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

    If lastRow < 2 Then
        MsgBox "一覧にデータがありません。", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    ' ★ 保存先フォルダ（ブックと同じ場所に「請求書PDF」フォルダ）
    savePath = ThisWorkbook.Path & "\請求書PDF\"
    If Dir(savePath, vbDirectory) = "" Then
        MkDir savePath
    End If

    ' 確認ダイアログ（件数＋保存先を表示）
    If MsgBox((lastRow - 1) & " 件の請求書を作成します。" & vbCrLf & _
              "保存先: " & savePath & vbCrLf & vbCrLf & _
              "実行しますか？", vbYesNo + vbQuestion) = vbNo Then
        Exit Sub
    End If

    Application.ScreenUpdating = False

    For i = 2 To lastRow
        ' ステータスバーに進捗表示
        Application.StatusBar = "請求書作成中... " & (i - 1) & "/" & (lastRow - 1)

        ' テンプレートに転記
        With wsTemplate
            .Range("C3").Value = wsList.Cells(i, 2).Value   ' 取引先名
            .Range("C5").Value = wsList.Cells(i, 3).Value   ' 件名
            .Range("E3").Value = wsList.Cells(i, 5).Value   ' 請求日
            .Range("D15").Value = wsList.Cells(i, 4).Value  ' 金額
            .Range("C8").Value = wsList.Cells(i, 1).Value   ' 請求番号
        End With

        ' ファイル名の禁止文字を置換
        clientName = Replace(wsList.Cells(i, 2).Value, "/", "／")
        clientName = Replace(clientName, "\", "＼")
        clientName = Replace(clientName, ":", "：")
        clientName = Replace(clientName, "*", "＊")
        clientName = Replace(clientName, "?", "？")
        clientName = Replace(clientName, """", """)
        clientName = Replace(clientName, "<", "＜")
        clientName = Replace(clientName, ">", "＞")
        clientName = Replace(clientName, "|", "｜")

        ' ★ PDFファイル名: 請求書_取引先名_日付.pdf
        fileName = "請求書_" & clientName & "_" & _
                   Format(wsList.Cells(i, 5).Value, "yyyymmdd") & ".pdf"

        ' PDF保存
        wsTemplate.ExportAsFixedFormat _
            Type:=xlTypePDF, _
            Filename:=savePath & fileName, _
            Quality:=xlQualityStandard

        cnt = cnt + 1
    Next i

    ' テンプレートをクリア（前回データの残留防止）
    With wsTemplate
        .Range("C3").ClearContents
        .Range("C5").ClearContents
        .Range("E3").ClearContents
        .Range("D15").ClearContents
        .Range("C8").ClearContents
    End With

    Application.StatusBar = False
    Application.ScreenUpdating = True

    MsgBox cnt & " 件の請求書PDFを保存しました。" & vbCrLf & _
           "保存先: " & savePath, vbInformation
End Sub

書き換えポイント

実務版で追加した機能

テンプレートの作り方

「請求書」シートのレイアウト例を示す。実際のデザインは自由に変更してよい。重要なのは転記先のセル位置を合わせること。

レイアウト例

行1  : [空白]
行2  : [空白]        [空白]        請 求 書
行3  : [空白]  C3:取引先名 御中           E3:請求日
行4  : [空白]
行5  : [空白]  C5:件名
行6  : [空白]
行7  : [空白]  下記の通りご請求申し上げます。
行8  : [空白]  C8:請求番号
行9  : [空白]
行10 : [空白]  ─────────────────
行11 : [空白]  項目           数量    単価      金額
行12 : [空白]  ─────────────────
行13 : [空白]  （明細行）
行14 : [空白]  ─────────────────
行15 : [空白]  [空白]         [空白]  小計    D15:金額
行16 : [空白]  [空白]         [空白]  消費税  （数式: =D15*0.1）
行17 : [空白]  [空白]         [空白]  合計    （数式: =D15+D16）
行18 : [空白]
行19 : [空白]  振込先: ○○銀行 ○○支店 普通 1234567
行20 : [空白]  支払期限: 翌月末日

ポイント

• 消費税（D16）と合計（D17）はExcelの数式で計算する。VBA側で転記するのは小計（D15）だけでよい
• テンプレートの書式（フォント、罫線、列幅）は事前に整えておく
• 印刷範囲を設定しておくとPDFのレイアウトが安定する（「ページレイアウト」→「印刷範囲の設定」）
• 金額セル（D15）の表示形式は #,##0 に設定しておく。書式設定の詳細はセルの書式を一括変更する方法を参照

よくある落とし穴5選

取引先名に「/」が入っていてPDF保存でエラーになったことがある。「株式会社A/B」のような社名で、ファイル名に使えない文字だと気づかずに30分溶かした。実務版コードでは最初からReplace処理を入れているので同じ失敗は起きない。

FAQ

Q1. 請求書に明細行（複数行の品目）を入れたい

一覧シートの構成を変更する。1つの請求番号に対して複数行を持たせ、ループ処理で請求番号が変わるタイミングでPDF保存する。本記事の構成は「1行=1請求書」の最もシンプルなパターン。明細対応は別記事で解説予定。

Q2. 既存のPDFが上書きされるのを防ぎたい

Dir() で同名ファイルの存在をチェックしてスキップする。

If Dir(savePath & fileName) <> "" Then
    ' 既に存在する場合はスキップ
    GoTo NextRecord
End If

Q3. 請求日を今日の日付で自動設定したい

一覧シートのE列に Date 関数の値を入れるか、コード内で直接設定する。

wsTemplate.Range("E3").Value = Date

Q4. 消費税を自動計算してテンプレートに反映したい

テンプレートのD16セルにExcelの数式 =D15*0.1 を入れておく。VBAで小計（D15）を転記すると消費税は数式で自動計算される。コード側で計算する必要はない。

Q5. ボタンからマクロを実行したい

マクロをボタン1つで実行する方法を参照。シート上にボタンを設置して OnAction にマクロ名「請求書を一括作成してPDF保存」を割り当てる。経理以外の人にも使ってもらう場合はボタン化が便利。

まとめ

この記事では、VBAで一覧表から請求書テンプレートにデータを自動転記し、PDFファイルとして一括保存する方法を解説した。

• 最小版: 1件だけ転記して動作確認
• 実務版: 全件ループ + PDF保存 + 確認ダイアログ + 進捗表示

テスト用のダミーデータで動作確認してから、本番データで実行すること。

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• セルの書式を一括変更する方法 — 金額の表示形式や日付書式の設定
• マクロをボタン1つで実行する方法 — 請求書作成マクロをボタン化する

次にやりたくなること

• 請求番号を連番で自動採番したい → 連番で請求番号を自動採番する方法で、INV-001, INV-002… を自動生成できる
• 支払期限を営業日で計算したい → 営業日で支払期限を計算する方法で、土日祝を除いた期限日を自動設定できる